1) 寻找TA：TA是否是会议必不可少的演讲人

2) 联系TA：通过各种手段获得TA本人联系方式，最次也要拿到TA助理的

3) 打动TA：了解TA到底要啥（要得名？要获利？要发声？），然后致命一击

4) 服务TA：确保TA如期到达会议现场，为达此目标所需的一切沟通及服务

5) 熟络TA：会议可以结束，情谊不能断，交朋友建人脉

要完成以上任何一步，主办方都要跨过N多道砍，可见难度有多大。本文将聚焦“服务TA”这一步，“伪甲方”与各位好好聊聊平日工作中的心得体会。一般性演讲嘉宾初步答应参加会议时，可以算是嘉宾邀请工作的阶段性胜利，但作者需要提醒的是，主办方此时不能有任何松懈，因为此时距离会议正式开始还有挺长一短时间，存在各种变数。同时作为主办方，在这段真空期将会花大量时间去和演讲嘉宾打交道，任何一点做得不专业的，也都有可能使得演讲人突然变卦，毕竟TA有N多种拒绝你的理由。

要如何做好“服务TA”这一步，如何体现主办方的专业性呢？“伪甲方”认为，主办方与演讲人沟通时一定要采取“化零为整”的方式，即利用好每一次与演讲人沟通的机会，在会议筹备进度分阶段通盘沟通，而不是想到一点就去打扰TA一次。要做到“化零为整”地与演讲人沟通，主办方必须胸有成竹，手握一份应有尽有的沟通清单。当然近些年由于疫情的出现，演讲人的参会形式也产生一定的变化，一般有三种参会形式，分别为现场、实时连线和录制视频。因此，基于不同的参会形式，对应的沟通清单也会略有不同。“伪甲方”将结合近些年来在工作中累积的实操经验，与圈内各位聊聊这些沟通清单应该涵盖哪些内容.

演讲人以任何一种形式参会，按如下准备沟通清单都不为过

• 演讲人初步答应参会时，一般建议发送正式邀请函时随附一份权益清单，避免之后发生“我以为是这，你以为是那”的情况。一般内容至少包括：

1) 讲课费以及发放方式

2) 询问是否有陪同人员参会，且主办方需明确是否cover他们的住宿、差旅、接送机

3) 演讲人的肖像权是否可以用于会议宣传

• 定期更新会议议程及确认参会名单，以保持主办方与演讲人的粘性

• 建议演讲人提供PPT、照片、简历、职务，一些注意事项参考如下

1) 主办方提供PPT模板以及明确PPT比例是4:3 or 16:9

2) 照片宜彩色、免冠、半身照为宜

3) 简历的字数需明确，避免不同演讲人的简历字数差别过大，不利于会刊排版

4) 职务请提供官方版本，并告知会用在会议各类宣传文案中

5) 主办方需告知以上材料的最晚提交时间

6) 若会议为中英双语，请尽量由演讲人自行提供以上内容。若部分由主办方翻译，务必要确认

7) 此部分内容尽量在同一阶段沟通内容中一次性提出

• 与主旨演讲的嘉宾进行会前沟通时，一般需要准备以下内容：

1) 整理演讲人的近期发言，主办方建议一些演讲角度。会前沟通会时尽量达成一致的演讲提纲

2) 会议现场流程说明

3) 往届会议中主旨演讲的现场参考图

• 与小组讨论的嘉宾进行会前沟通时，一般需要准备以下内容：

1) 会前沟通会之前，先与该场讨论的主持人进行预沟通，明确基本的讨论方向

2) 整理所有小组讨论嘉宾的近期发言，主办方建议一些讨论要点

3) 小组讨论嘉宾每个人的简历汇总，以便彼此了解

4) 会议现场流程说明（比如：主持人先上台一一介绍讨论嘉宾后，各位再嘉宾统一上台；每位小组嘉宾先各自讲5分钟，然后再由主持人串场讨论…）

5) 往届会议中小组讨论的现场参考图

• PPT尽可能至少提前两天发给主办方，并确认是否可在直播中展示。若复核有不妥之处，及时反馈演讲人并得到确认。一般复核的内容至少包含以下：

1) PPT中是否有错别字或排版乱码

2) PPT比例是否按主办方要求。若未按要求，主办方进行调整后给演讲人确认

3) 是否有政治敏感内容出现在PPT中，比如错误的地图等

4) 检查PPT中是否有动画或视频，测试可否正常播放

5) 检查PPT中打广告的内容是否过多

• 演讲人若无PPT，尽量争取提前拿到发言稿。这样既能提升同传的准确性，又可提前判断发言是否有敏感内容

• 关于演讲人的演讲版权，资料和速记稿版权，使用方式的确认

• 会前一天再次重点提醒会议着装要求

• 演讲结束当天，挑选演讲人的现场照片发给秘书或本人

  
  

接下来，再根据演讲人不同的参会形式，补充一些对应的沟通清单。

演讲人现场参会，沟通清单至少要补充这些

• 若Cover演讲人的住宿和差旅，一般需提前沟通以下内容：

1) 机票由主办方代订 or演讲人自定后走报销流程

2) 如会期在雨季或天气状况不好的时段，提前与秘书沟通预定几套差旅方案

3) 有无要求指定航司，尽量满足演讲人惯例要求

4) 需知道抵达及离开时间，以便安排接送机。演讲人启程前提供接机人员信息

5) 有无特殊的客房要求，比如一定要无烟房？

6) 有无特殊的饮食要求，比如是素食主义？无糖餐饮？

• 会前询问演讲人是否参加其他会议环节，以便预估每个会场的排位

• 提前告知会议现场签到注册流程及会场布局概览

• 特别提醒演讲人休息室的所在位置及开放时间

• 是否接受现场的媒体采访

• 若时间允许，建议演讲人会前一天到会场实地踩场，一般可在踩场时顺便沟通以下内容：

1) 话筒声音，灯光亮度是否满意？若有特别要求，主办方务必请控台按需调整

2) 演讲时是否额外需要无线小蜜蜂耳麦

3) 自行播放PPT还是由控台播放，若自行播放，提前确认电脑使用什么系统

4) 在大屏幕上完整播放一遍PPT给到演讲人或秘书确认

5) 讲台上放一杯热水 or 常温矿水

• 尽可能也关照好随行人员（秘书、助理、司机等）的需求

• 提供详细的会场停车信息以及周边交通方案

演讲人实时连线参会，沟通清单至少要补充这些

当第一次接触到视频连线参会时，“伪甲方”的第一感觉是总算能长舒一口气了，不用像现场办会那样事无巨细了。但当第一次真正实操视频连线时，只能感叹自己too young too naïve了。嘉宾上不了线怎么办？视频会议软件用不来怎么办？讲到一半掉线了？这些都是“伪甲方”遇到过或看到过的实际问题，为了避免类似状况的发生，主办方在会前与演讲人进行充分沟通是非常必要的了。